Здоровье всей Новой Зеландии стоит 16 миллиардов долларов и управляется одной таблицей Excel

Согласно сообщению Саймона Шарвуда из The Register, организация, управляющая системой общественного здравоохранения Новой Зеландии, использует единственный электронный таблицу Excel в качестве основного источника данных для консолидации и управления своими финансовыми показателями. Состояние этих показателей не очень хорошее, возможно, из-за недостатков этой таблицы.

Агентство, которое применяет эту таблицу, — Health New Zealand (HNZ), созданное в 2022 году для замены 20 региональных здравоохранительных органов с целью увеличения эффективности и обеспечения более согласованных услуг. У организации бюджет размером $NZ28 млрд ($16 млрд), и она сообщила законодателям, что останется в рамках этого бюджета на финансовый год 2023-24.

Однако это предположение было неверным, и HNZ превысила свой бюджет. Это привело к анализу её финансов, который недавно дал уничтожающий отчет [PDF], указывающий на потерю контроля над ключевыми рычагами финансовых результатов и неспособность определить и реагировать на разрыв между расходами и доходами. Отчет, подготовленный Deloitte, также установил, что электронная таблица Excel является «основным файлом данных, используемым HNZ для управления финансовой эффективностью» и применяется для консолидации, ведения журнала, критически важного делового отчетирования и анализа.

Отчет также выявил пять больших проблем с использованием этой таблицы:

• Финансовая информация часто была «жестко закодирована», что затрудняло трассировку источника или обновление данных.
• Ошибки, такие как неправильное освобождение от аккрея или дублирование релизов, выявлялись только в последующих периодах.
• Изменения предыдущих периодов и ошибки FTE в региональных финансовых отчетах Excel не передавались в консолидированный файл.
• Электронная таблица может легко манипулироваться информацией, так как ограниченная трассировка к источнику информации, где данные не поступают напрямую из учетной системы.
• Она крайне уязвима для человеческих ошибок, таких как случайное введение числа или пропуск нуля.

Зависимость от электронной таблицы также означала, что Health NZ действовала медленно: согласно отчету, «месячное финансовое отчетирование обычно занимало 12-15 дней на консолидацию и пять дней на анализ».